Le processus documentaire est vivant ! Ce n‘est une surprise pour personne. Une fois un projet amené à son terme, de nombreux paramètres et facteurs extérieurs peuvent venir impacter la documentation au cours du cycle de vie du produit. Un changement de pièces, d’un outillage, d’une référence ou d’un consommable, ou bien encore une demande client ou une nouvelle contrainte, normative ou règlementaire, sont autant de raisons de devoir procéder à des modifications et/ou mises à jour de la documentation (RFU).

L’enjeu n’est dès lors plus de savoir si oui ou non le fond documentaire sera impacté au cour des 20 à 30 années d’exploitation produit, mais de visualiser précisément et rapidement où le sera-t-il.

L’ANALYSE D’IMPACT

Le plus souvent, les modifications répondent à des cas typiques qui impactent le fond documentaire, comme la mise à jour d’un outillage, qui peut, selon les cas, se répercuter sur un ensemble de procédures.

Dans le meilleur des cas, la modification peut se limiter à la mise à jour de la référence de l’outillage concerné. Mais comme dit juste avant, le changement d’un outillage, même s’il a la même finalité que le précédent, peut impacter la façon d’exécuter certaines tâches.

L’analyse d’impact répond au besoin important d’identifier rapidement et facilement l’ensemble des unités documentaires (data module) référençant cet outillage pour en faire l’analyse et, si besoin, les affecter en lot à des spécialistes qui pourront les mettre à jour.

Ce cas d’impact peut être étendu à toute évolution d’éléments de soutien nécessaire à l’exécution des tâches, que ce soit un article, un ingrédient, un équipement de test, un changement de localisation, un message d’avertissement, un danger, une signalétique, une dénomination, …

Dans un système où la gestion de configuration est un élément important, le module Search and Analytics permet de faire des recherches sur les configurations spécifiques et de fournir la liste des objets documentaires correspondants à ces critères de configuration.

LE CONTROLE DE MASSE

De la même manière, le module Search and Analytics permet de réaliser des contrôles en masse sur le fond documentaire. Toujours dans le cas d’une modification impactant un plus ou moins grand nombre d’unités documentaires (DM), il permet de s’assurer que toutes les unités documentaires devant être modifiées l’ont bien été, et que la totalité du fond révisé correspond bien à l’analyse d’impact.

Il est également possible de réaliser une recherche permettant d’extraire des Data Modules avec leur raison de mise à jour (RFU), afin de s’assurer qu’aucun n’ait été oublié. De fait, il est possible d’obtenir, en plus, une liste exhaustive de l’ensemble des RFU par unité documentaire.

LES RECHERCHES AVANCÉES CONTEXTUELLES

Une autre façon de tirer parti de ce module, en dehors de l’analyse d’impact, consiste à élaborer et exécuter des recherches contextuelles sur la structure XML du document, comme par exemple, rechercher un mot dans une balise « Abréviation » plutôt que de rechercher ce mot indépendamment de sa sémantique.

Petite révolution, le module Search and Analytics décuple les capacités de recherche et d’analyse du fond documentaire, il offre de nouvelles perspectives aux utilisateurs et manager, qui désormais, peuvent facilement et rapidement anticiper, chiffrer et contrôler tous les travaux de mise à jour.

COMMENT CA MARCHE ?

Le module Search and Analytics permet à l’utilisateur d’exécuter des requêtes de recherche avancées sur la structure XML des data module. L’objectif est ici de disposer d’une liste de DM pour résultat.
Ainsi, les requêtes pourraient être :
– Quels sont les DM qui références tel identifiant ou tel outillage ?
– Quels sont les DM qui contiennent au moins une applicabilité inline ?
– Quels sont les DM qui contiennent spécifiquement ce texte dans le RFU ?
– Etc…

Ces requêtes basées sur le langage XQUERY peuvent être créées par un administrateur disposant des connaissances suffisantes sur ce langage, et seront prises en compte en temps réel dès leur mise à disposition sur le serveur.

Les utilisateurs pourront ensuite saisir des paramètres avant de les exécuter, définir l’affichage des résultats et procéder à des exportations au format CSV. L’accès vers le détail d’un DM est faisable par simple clic.

Naturellement, une liste de requêtes accompagne par défaut le module Search and Analytics. Elles couvrent un grand nombre de sujets courants notamment :
– Full text search on content bloc. – Return all RFU element on all domain search.
– Return RFU element with a specific id
– Return Tool element with a specific toolRef
– Return Supply element with a specific text on name (e.g ‘grease’)
– Return DM with an issueType changed
– Search the impacted DM by a revised CIR fragment
– Search Abbreviation on content (ATA2300)
– Search techLabel on content
– Search reference to the document
– Return all inline applic element on all domain search

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