Définition
Le Plan de Classement est une structure hiérarchique qui va du général au particulier en évitant, de préférence, les dossiers trop génériques comme « Divers » car aucune information constructive ne provient de ceux-ci.
Le plan de classement est la colonne vertébrale d’un système de GED ou de Record Management, il est une aide supplémentaire à la recherche de documents.
Les objets documentaires du système s'organisent ainsi dans un plan de classement :
– Les documents (article de presse, fiche descriptive, etc.)
– Les fichiers (bureautique, média, etc.)
– Les dossiers (assemblage de documents, de fichiers, de sous-dossiers)
Le dossier
On entend par dossier un ensemble d’éléments assemblés, il en existe de deux types :
– Le dossier de structure (ou répertoire) qui implémente une relation hiérarchique (filiale, père/fils), c’est un dossier comparable à un répertoire dans une arborescence de fichiers classique.
– Le dossier de gestion, vivant, ayant son propre cycle de vie, portant des métadonnées et pouvant être versionné, par exemple, un dossier d’affaire, un dossier médical, un dossier juridique, etc.
On utilise généralement un code couleur pour les différencier.
Un plan de classement pour quoi faire ?
Le plan de classement permet :
– D’uniformiser la gestion des documents au sein du service
– De constituer des dossiers logiques complets en établissant leur contexte
– D’avoir une vision globale de la production documentaire du service
– De gérer les documents selon une structure de classement
– De partager les connaissances parmi le service
– De posséder une même logique de classement et une structure compatible avec d’autres systèmes
– L’aide à la recherche (faciliter le repérage des documents, en plus du moteur de suggestions et de facettes)
Il existe plusieurs types de plans de classement (et donc bien souvent d’implémentation) :
– Classement hiérarchique (à l’aide de dossiers)
– Classement par catégorisation des documents (métadonnée d’un document pilotée par un référentiel hiérarchique)
– Classement thématique (métadonnée d’un document pilotée par un thésaurus)
Quel que soit le type de solution envisagée, le plan de classement se présente comme une hiérarchie de dossiers et de sous-dossiers.
C’est bien cette arborescence que le gestionnaire devra matérialiser.
Profils et parcours métier
On distingue généralement trois profils d’utilisateurs du plan de classement :
– Les administrateurs
– Les gestionnaires
– Les lecteurs
Les administrateurs créent les structures hiérarchiques, parfois à l’aide de modèle de plan de classement.
Parcours métier des administrateurs :
– Onglet administration
– Section contenu / plan de classement ou bien contenu / référentiels
Les gestionnaires utilisent le plan de classement pour ranger les documents “au bon emplacement” après leur création.
Parcours métier des gestionnaires :
– Crée un nouveau document
– Saisie les métadonnées obligatoires
– Ajoute les pièces jointes et les documents liés
– Enregistre le document PUIS le range dans une (ou plusieurs) arborescence(s)
Les lecteurs font des recherches ou utilise le plan de classement comme un promeneur utilise une table d’orientation.
Parcours métier des lecteurs :
– En aval de la création d’un document et pendant toute sa durée de vie, les *lecteurs* utilisent le plan de classement comme une table d’orientation pour accéder intuitivement aux documents recherchés
– Ils suivent les ramifications de l’arborescence jusqu’au point le plus fin correspondant soit à la thématique, soit au groupe de documents recherché.
Un plan de classement sert d’une part, à structurer un ensemble de documents et d’autre part, à naviguer pour rechercher plus rapidement une information.
Il est possible de mixer un accès via le plan de classement et un filtrage avec le moteur de recherche, le moteur de facettes.
Bonnes pratiques
De l’armoire papier au plan de classement :
– Numéroter les niveaux (utiliser, par exemple, un préfixe au format 00xx)
– Les dossiers de haut niveau correspondent généralement à des domaines, ou bien à des sous-domaines, ils ne doivent pas contenir de documents (ou fichiers) et sont affichés en lettres majuscules
– Les dossiers les plus bas sont généralement des dossiers de gestion
– Les répertoires sont nommés avec des règles précises (ni accents, ni caractères spéciaux, pas de mots vides, pas d’espaces, sous-tiret pour séparer les mots, dates selon le modèle 20220606_)
Exemple de plan de classement avec son paramétrage dans Heysquid :
Plan de classement dans le contexte du projet Heysquid SUEZ/EURÊKA
Il s’agit ici d’une catégorisation des documents, et donc d’un classement de documents dans une arborescence documentaire.
À propos du rangement dans une arborescence documentaire, notons que :
– Un document n’est pas forcément rangé dans une arborescence
– Un document doit pouvoir être rangé dans une ou plusieurs arborescences distinctes
– Un document peut apparaitre à plusieurs emplacements d’une même arborescence
– Un document peut être reclassé (ou déclassé) en modifiant la valeur d’une (ou plusieurs) métadonnées.
Le projet à venir implémente deux types d’arborescences.
Une première arborescence logique fondée sur une seule métadonnée dont le contenu est piloté par un référentiel hiérarchique :
Une autre métadonnée permet le classement secondaire d’un document, cette dernière est alors multivaluée.
Une seconde arborescence logique existe, elle est établie sur plusieurs métadonnées (une métadonnée par niveau) dont le contenu est piloté par un référentiel “à plat” :
- Une rubrique au premier niveau,
- Un thème au second niveau,
- Etc.
Notons qu’aucun plan de classement avec dossier physique est nécessaire pour le projet SUEZ/EURÊKA.
Notons enfin qu’un plan de classement devrait pouvoir être adapté à chaque unité organisationnelle (à prévoir).
Options
Options originelles :
– Autopostage (si actif, un dossier montre tous les documents en profondeur)
– Filtrage des dossiers (si actif, un utilisateur ne voit pas les dossiers sans contenu)
– Internationalisation (les libellés identifiant un niveau du plan de classement doivent pouvoir être traduits)
Options avancées :
– Plan de classement modèle (ou portion de plan de classement modèle), il identifie les documents à classer (éviter les erreurs de classement / permet de constater l’absence d’un document)
– Type de dossier (médical, juridique, etc.)
– Protection du plan de classement (gestion de contraintes, ne pas pouvoir créer un dossier non prévu à un endroit déterminé)
Bonne journée,
FFR (modifié TRO)